Історія клієнта · Мережа ресторанів · Бухгалтерія
Salateira: накладні від постачальників проводяться в бухгалтерській системі самі
Мережа ресторанів отримує сотні накладних на місяць від десятків постачальників. Ми побудували лінію, в якій паперова накладна проходить шлях від фото до документа надходження в бухгалтерській системі — без ручного введення рядків.
- Клієнт
- Salateira, salateira.ua
- Галузь
- HoReCa · мережа ресторанів
- Облікова система
- на власному сервері клієнта
- Що зроблено
- накладні · співставлення номенклатури · звірки · списання
Задача
Бухгалтери вводили накладні вручну — рядок за рядком
Кожну накладну треба прочитати, знайти постачальника, співставити кожен рядок із номенклатурою, знайти замовлення і лише тоді створити документ. На сотню накладних на тиждень це робочий день кількох людей — і саме там народжуються помилки. Облікова система стояла на власному сервері клієнта без зовнішнього доступу, тож рішення мало працювати з нею як є.
Що ми зробили
Від фото до документа
Бухгалтер завантажує фото накладної. ШІ читає шапку і таблицю, знаходить постачальника й відкрите замовлення, співставляє рядки з номенклатурою і готує документ надходження. Людина підтверджує у двох точках — постачальника й замовлення, а потім документ рівно таким, яким він буде записаний. Кожен запис в облікову систему підтверджує людина.
| Дт | Кт | ₴ |
|---|---|---|
| 281 | 631 | 4 010,00 |
| 644 | 631 | 802,00 |
| Σ Дт = Σ Кт | 4 812,00 | |
Співставлення номенклатури
Найважча частина накладної — назви: кожен постачальник називає той самий товар по-своєму. ШІ пропонує відповідність із довідника клієнта, людина підтверджує, система запам'ятовує пару «назва постачальника → номенклатура» — з кожною накладною питань до оператора менше.
Звірки — з агрегаторами доставки і з постачальниками
Продажі агрегатора звіряються з обліком за кожен день і кожен ресторан: розбіжність названа в гривнях того ж дня, а не чотирма числами в акті за місяць. Акти звірки з постачальниками звіряються рядок за рядком; якщо власного акта в обліку немає, система формує його сама — первинні документи не змінюються.
| День | Glovo | Облік | Δ |
|---|---|---|---|
| 01.06 | 18 420,00 | 18 420,00 | 0,00 |
| 02.06 | 21 105,50 | 21 105,50 | 0,00 |
| 03.06 | 19 870,00 | 19 552,00 | −318,00 |
| 04.06 | 23 310,00 | 23 310,00 | 0,00 |
| 05.06 | 25 044,00 | 25 044,00 | 0,00 |
Списання та звіти виробництва — через агента
Бухгалтер називає товар, місяць і суму — агент читає залишки, будує план списання і зупиняється на затвердженні перед будь-яким записом. Звіти виробництва за день і за ресторан редагуються у звичайному чаті.
Результат
Що змінилося
Хвилини
від фото накладної до документа, готового до перевірки
0
рядків, введених вручну: кожен рядок співставлений, людина лише підтверджує
Δ = 0,00
звірка з агрегатором доставки за кожен день і кожен ресторан
Без відкритих портів
облікова система на власному сервері підключена через вихідне з'єднання
Системи та інтеграції
- Бухгалтерська система (OData, self-hosted)
- Windows-агент rutyna-proxy
- Розпізнавання документів
- Glovo · кабінет партнера
- Telegram
- Google Drive
- AWS Bedrock
Наступна історія
Мережа хімчисток: PnL за кожною точкою і послугою
ЧитатиКонтакт